Pre-sales и Feasibility дейностите умишлено не са част от нашия проджект мениджмънт курс, но е добре да споменем за тях, тъй като можете да бъдете въвлечени в тези процеси. В статията ще разберете и защо тези теми не са в обхвата на обучението.
Pre-sales можем да си преведем като пред-продажбени активности. Просто казано можем да включим в това разбиране различни възможни действия на вашата организация, които целят например сключване на договор и поемане на работа по нов проект на клиент.
С термина Feasibility (буквален превод “Изпълнимост”, наричано също Постижимост) можем да обобщим всички действия, които ще извършите, за да прецените дали всъщност можете да изпълните евентуални обещания.
Казано още по-просто, при Pre-sales вашата организация прави всичко по силите си да спечели клиент, а Feasibility е вашето разучаване дали все пак можете да предложите това, което вашите шефове обещават.
Sales не е Project Management
Pre-sales е Sales дейност. Това са “Продажби”. Може би сте чували този термин. Това са отдели, екипи и дейности, които имат една единствена цел - да привлекат нови или настоящи клиенти към поръчка на нещо от вашата организация.
Това е причината да не сме включили тази тема в курса. Има организации обаче, които въвличат своите проджект мениджъри в тези Sales дейности по различни начини и с различна активност.
Въпреки, че наричат тези служители проджект мениджъри, те ги поставят в ситуация, в която трябва да бъдат вид търговски агенти и изискват от тях да съдействат напълно за успешното сключване на сделката.
Няма да изброяваме всички възможни начини, по които можете да участвате в този процес. “Проджект Мениджмънт Академия” не подкрепя тези дейности като част от работата на проджект мениджъра. Фокусираме се изцяло върху всички теми в курсовете ни.
Приемливи дейности
Оптималните дейности, в които можете да участвате, и това няма да противоречи на вашата професия и профил, могат да включват:
- Посещение на клиента за преговори относно обхват, изисквания, нужди, време.
- Създаване на WBS или Gantt Chart, които трябва да обосноват ценовата оферта на вашата организация пред клиента (Спомнете си темата в курса и упражненията, в които разбивате идеи на малки задачи и поставяте техните времеви прогнози).
- Преговори и консултации относно промяна на обхвата с цел промяна на бюджета.
Неприемливи дейности
Съществуват обаче доста компании, които могат да изискват от вас действия, които не са част от проджект мениджмънт практиките (или от която и да е друга официална професия).
Такива могат да включват:
- “Бизнес обяди” (или вечери), по време на които трябва да “излъчвате чаровност”.
- Да отговаряте с “Да, разбира се” на различни теми и дискусии, касаещи проекта ви.
- Да информирате погрешно клиентите и да ги подвеждате.
Смятаме, че причините, поради които не одобряваме тези практики и дейности, са съвсем ясни на аудиторията ни.
Feasibility е реална преценка, не празни обещания
Друга болна тема в целия бизнес в световен мащаб е, обещанията за нещо, което пределно ясно знаем, че не можем да изпълним или имаме съмнения за това.
Преценката за изпълнимост може да има различни формати и да се провежда в различни фази на проекта ви.
Разбира се, в началото, когато стартирате, от вас ще се изисква да обсъдите идеята на проекта и неговия обхват с ключови роли като консултанти, тесни специалисти, ръководители на екипи, подизпълнители.
Форматът често е прост. Разглеждате идеите една по една и вашите колеги или партньори ви казват просто “Това можем да го направим” или “Това няма как да стане лесно и бързо”.
На база тази информация ще знаете как да действате след това. Спомнете си Human Resources плановете например, чрез които описвате нужни специалисти, или плановете за ресурсите и приоритетите ви. Прогнозите за нужното време също ще зависи много от тези възможности за изпълнение.
Освен в началото на проекта, подобни дискусии за изпълнимост може да имате и при искане за промяна. Спомнете си Change Request формата от курса си и нейното приемане или отхвърляне.
Неприемливи дейности при преценката на изпълнимостта
Някои организации изискват от своите проджект мениджъри да изискват от разработчиците си невъзможното. При ясни показатели за невъзможност за изпълнение (или не в желания срок), се налага психически натиск и стрес с цел постигане на искането за изпълнение.
Има проджект мениджъри, които самоинициативно прибягват до подобни подходи.
Съзнателните нереалистични оценки на време или нужни ресурси също са нещо, което не можем да подкрепим и заставаме против това.
Защо не сме съгласни с тези подходи?
Моралната гледна точка е водеща причина, но нека да обсъдим ситуацията в детайли.
Има индивиди, на които личностните им качества и характер им позволяват съвсем спокойно да маневрират с всички споменати непрепоръчителни дейности и похвати, както с продажбите, така и с постижимостта.
Присъстват на бизнес обяди, вечери, понякога се удължават и дори до бизнес закуски. Изискват от екипите си и ги стресират, за да предоставят нереални прогнози за време или самите те им налагат своята преценка. След това настояват от тях да спазват сроковете.
Това са популярни проблеми и теми, но проблемът за всички е в дългосрочен план.
Провалът на проекта не е гарантиран само заради понижаването на мотивацията, продуктивността и напуснали организацията служители във важен етап.
В един момент, всички обещания трябва да бъдат изпълнени. Чаровното излъчване по време на бизнес консумацията на храна и напитки вече няма значение. Съгласяването с всички теми вече трябва да доведе до очаквани от клиента резултати.
“Платих си, къде ми е продуктът?”
Следват нерви, стрес, овъртайм, неустойки, развалени договори, и за финал уволнения.
Това не са фикции, а реални ситуации, които много от нас са виждали в реална среда.
Разказахме ви просто и по нетрадиционен начин тези две теми.
Разбрахте кога се прилагат, как и защо, както и вашата препоръчителна роля в тези дейности.
Проджект мениджъра е сериозна и водеща роля. Не е обикновен изпълнител. В курсовете ви учим, че ваше неформално задължение е да се грижите за организацията си и да се стремите към позитивна посока. Ако виждате нуждата (и възможността) да преподавате тези прости гледни точки на хората около вас, направете го. Това е още едно ваше неписано в книгите задължение.
- Предишна статия Разликите между Проджект Мениджър и Продуктов Мениджър
