Cycle time обикновено се представя като нещо не много лесно и дори си има формула за него.
T = Ta/D
Като Ta e наличното време за работа
D е потребителското търсене
От англ: Та (Time available), D (Demand)
Cycle time е нещо много просто, но обикновено се обяснява сложно.
Разделяте едното на другото, и сте готови.
Няма обаче публикувани данни за това как точно тази формула помага на бизнесите и екипите по света. И на колко точно.
В Интернет има много лирература по темата.
Лесното обяснение и приложението в живота
Вместо сложни и академични термини и неясни трудни изречения, превеждани с годините, ще ви представя на лесен език и с лесен пример какво е времето на цикъла и как можете да го променяте, което е по-важното. Още по-важното е, че след като прочетете статията, ще имате доста ясна идея какво можете да правите в реалния си професионален живот с тези идеи.
Тези от вас, които са записани в Scrum Master курса ни учат темите за Kaizen, Kanban и Lean. В тях обсъждаме колко е важно оптималното производство без загуби (waste).
Често засягаме и темата за бизнес стойността.
Проджект мениджърите, продукт мениджърите и HR мениджърите имат интересно упражнение с избиране на важни за тях теми, свързани с бизнес стойността.
Scrum Master курсистите обаче имат в началото на своя курс едно доста "неприятно" упражнение - създаване на Kaizen стратегия.
След това се мъчат още малко с MVP обяснения и идеи. В Kanban модула обсъждаме производственото "табло" на работата и непрекъснатия процес.
Темата за времето на цикъла е тема, която е много подходяща не само за професионалистите, участващи в Scrum софтуерни екипи.
А и за всички, които по една или друга причина са сега тук и четат това.
Времето на цикъла се определя според търсенето
Лесната формула по-горе показва идеята, че трябва да имате предвид търсенето. Какво значи това?
На лесен и обикновен език, просто не се втурвайте да произвеждате големи количества продукт, ако няма кой да ви го изкупи, закупи или просто да плати за труда ви.
Елементарен принцип, нали?
В статия обаче описвам случая, в който всъщност времето никога не стига, а трябва да свършим още и още работа.
Примерът ще бъде елементарен
Произвеждаме най-обикновен сувенир - дървено Великденско яйце.
Този пример обаче можете да "проектирате", след като прочетете статията, във всяка една сфера и дейност.
Какво е цикъл?
Цикъл е времето, в което произвеждате своя продукт. Да приемем, че е сувенир дървено червено Великденско яйце.
Нека да направим списък с точните дейности:
1. Първо, с машина за обработка на дървен материал, оформяте парче дърво под формата на яйце.
2. Почиствате резултата от дървен прах.
3. Боядисвате с червена боя.
4. Намазвате с лак или друго покритие.
5. Опаковате в картонена кутия.
Нека да приемем, че всичко това ви отнема 2 часа.
За 10 сувенира, са ви нужни 20 часа.
Когато искаме повече продукция
Желаете обаче да произвеждате повече сувенири.
Логично и разумно действие би било да вземете още един колега. Вие изрязвате дървения материал, подавате го на новия колега, той го боядисва, лакира, и след това го опакова. Така общото време за производство на 10 яйца става 17 часа, вместо 20.
Вече имате напредък и по-кратко време на цикъла.
Постигнахте и паралелност в работата си.
През това време обаче, вие сте произвели 3 дървени яйца, които чакат боядисване.
Напредвате по-бързо отколкото колегата ви може да боядисва, лакира и опакова.
Вземате още един колега.
Вие режете дървото, поточната линия подава продукта напред. Първият ви колега боядисва. А следващият лакира И ВКЛЮЧИТЕЛНО ОПАКОВА след това.
Имате напредък, времето на цикъла се подобрява. Но последният ви колега не може отново да „смогне“ на работата ви.
Времето на цикъла вече е 10 часа за създаване на 10 сувенира, но виждате още почва за оптимизация.
Още повече паралелност
Намирате още един колега, който само ще опакова сувенирите.
Всички работите с приблизително еднакво темпо. Няма производствена опашка.
Цикълът ви е чудесен и имате отлична оптимизация на скоростта на производството.
Разхищенията
Забелязвате обаче, че последният колега, който само опакова продуктите, всъщност ви изпреварва с 1 минута и си почива, докато пред-последният колега по веригата нанася покритието.
Така за 10 продукта, имате 10 загубени минути. Няма как обаче последният колега да опакова друг готов сувенир през това време, защото няма готов лакиран продукт.
Перфектният баланс и оптимизация
Ако сте прекалено наблюдателни и страдате от лека форма на интересно ментално състояние, няма как да не забележите 10-те минути загуба на време.
99 от 100 човека няма да забележат „проблема”.
Още повече оптимизация
Тези 10 минути загуба, при производствени процеси, струващи милиони месечно, може да се окажат сериозен проблем. Тогава вече няма да се шегуваме за леките прекалено взискателни наклонности.
Какво можете да направите за да оптимизирате още повече производството?
Най-лесният отговор, и логически е, намалявате времето на предходните процеси - рязане, почистване, лакиране и боядисване. И така подавате на опаковчика, точно на време (Just in time, JIT) продукта, който трябва да опакова.
Спомнете си, че в Scrum Master курса обсъждаме Just on Time темата:
"Канбан е система за планиране на постоянно производство “Точно на време” (Just in Time, JIT). Taiichi Ohno, индустриален инженер в Тойота, разработва Kanban за подобряване на ефективността на производството им. Kanban е един от методите за постигане на JIT..."
За да намалите времето на предходните процеси, можете да направите следното:
Не се стараете толкова много с обработката на материала, боядисването и нанасянето на лак.
Тогава колегата, който на финал опакова, няма време за почивка. Така общото време за производство се увеличава още повече.
Вече имате чудесно време за цикъла си. Биете по оптимизация Тойота и всички прехвалени и славни японски корпорации.
Имате чудесно време за цикъла си, но качеството намалява.
Клиентите не са доволни. Получавате негативни ревюта в Интернет. Старите японци и мастъри не са се сблъсквали с негативни онлайн ревюта.
Какво можете да направите?
Можете да върнете старото време за производство. Колегата, който опакова, просто малко ще си почива, преди да сте готови.
Другата опция е да потърсите оптимизация на друго място.
Купувате по-добри машини за рязане на дървен материал, по-качествени четки за боядисване, и какво друго?
По-бързо съхнещ лак, разбира се. Не се ли досетихте и сами?
Имате качество и в същото време отново бърз цикъл.
Вече тотално доминирате над всички стари японски корпорации и над всички конкуренти.
Искате още повече?
Отдавна минахме обикновената тема за времето на цикъла и толкова много идеи за оптимизация.
Не можете да съкратите повече нищо. Имате най-добрите машини, четки, бои и лакове.
Дори сте назначили най-добрите специалисти. Старите ви колеги вече са натрупали много опит.
Давате бонуси. Всички са мотивирани да ги получат.
Рекламирате продукта си вече в целия свят. Хора от много страни са прочели статията ви как точно вашият продукт е най-добрия подарък не само за Великден, но дори и за Коледа. Вярват ви. Искат го. Вериги магазини от всички континенти поръчват от вас. Доминирате вече и над Великата Китайска производителност и цена.
Какво можете да направите? Дори още повече от всичко това?
Използвате червено дърво, което не е нужно да боядисвате, тъй като то вече е червено. Само го обработвате, за да стане с форма на яйце.
Разбира се, червени дървета не растат все още в горите, но намирате много сходен изкуствено създаден материал, който е червен и никой краен потребител няма да разбере, че не е дърво.
Нямате боядисване. Имате само процесите обработка, покритие с лак и опаковане.
Времето на цикъла ви е още по-кратко.
Един ден сменяте цялата своя бизнес стратегия. Вместо този приличащ на дърво материал, започвате да използвате още по евтин полиестер, който директно изливате в калъпи. След това само опаковате.
След време заменяте целия ръчен труд с машини. Вместо да мислете за своето време на цикъла, измерено в часове, то става минути, или дори секунди. Произвеждате за един час 100 хиляди продукта.
Индустриалното развитие
Това като цяло е основата на индустриалното развитие в историята на производството и времето на цикъла е нещо, което винаги можете да имате предвид, без значение къде работите и какво произвеждате.
Сега излезте от цеха за великденски яйца, и си представете софтуерна разработка и някоя въображаема софтуерна компания, която създава софтуерни продукти.
На подобни места, никой обикновено не засича времето за създаване на дизайн, времето за програмиране, времето за тестване. Дизайнът е готов когато е готов. Програмирането и тестването също.
Оптимизацията на труда в много съвременни фирми не се прави по описаните начини, а просто се появява някой и започва да стресира екипите или дори да ги заплашва. Както можете да предположите, това са хора на позиция, която има право да мъмри екипите и в същото време има нулеви познания по обсъжданите теми.
Мениджърът трябва да е сред екипите
Защо шеф Манчев обяснява едно и също на всеки собственик на ресторант?
— Управителят трябва да идва пръв и да си тръгва последен. Трябва да е в кухнята, да е сред масите при клиентите, и при доставките. Всеки ден и по цял ден.
Защо старият японски сенсей учи мениджърите да си цапат ръцете и да бъдат сред обикновения работник?
Защо трябва всеки мениджър да познава работата на всички?
Време, търпение и наблюдение за реална оптимизация на работата
Оптимизацията на времето на цикъла наистина може да доведе до значителни покачващи се нива на продуктивност. За всичко обаче е нужно време.
И постоянно наблюдение. Така можете да откриете слаби звена. След като знаете до болка работата и как точно се прави, само така можете да получите идея и за подобрение.
Истинска или лъжлива оптимизация
Назначаването на персонал и създаване на графики с паралелни и последователни задачи, без яснота в работата и реални наблюдения със собствените очи, често е само заблуда пред висшия мениджмънт или борда на директорите.
Не можете да откриете проблемите, ако не слушате колегите си.
1 от 100 мениджъра би обърнал внимание на проблемите на колегите си.
След това, 1 от 100, от предните 1 от 100, би посетил работното място и би видял с очите си какво точно се случва, и как точно се случва.
След това, 1 мениджър от 100, от предишните 1 от 100 и предишните 1 от 100, би се осмелил да гради нещо в организацията на база всичко видяно, чуто и възприето.
Ако сте 1 на милион
Ако все пак сте този 1 от милион мениджъра, тези финални параграфи са за вас.
Фокусирането върху детайлите около всички процеси, време за завършване на задача, брой персонал, паралелност и последователност на задачите, са от особено значение, за да постигнете реални резултати.
Не забравяйте обаче всички 20 Kaizen ключа за подобрение на работното място, 13-те теми на бизнес стойност, които също учим в курсовете ни, както и всички останали важни мениджърски теми, за които можете да се сетите.
Прекаленото фокусиране и вманиачаване може да попречи. Ако натискате хората си, за да постигнете резултати, те ще избягат. Тайната е в процесите ви.
Определяйте границите си. Дефинирайте за себе си кога вашият продукт вече няма да бъде вашият истински продукт или идея, а просто ще продавате на целия свят пластмасови дървени сувенири.
Винаги търсете помощ от всички наоколо. Самоинициативността често води до провал.
Оборудването
Всеки софтуер, котлон, инструмент, или каквото и да е, може да бъде заменено с по-бързо и по-надеждно.
Първо подобрете средата си, след това търсете по-добри процеси.
Ако вашият колега програмист трябва да комуникира всеки ден с някого, защото задачите са неясни, то няма смисъл да си говорим за цикъл и време.
Ако вашият готвач прави 20 крачки само за да стигне до хладилника, то просто се обадете на шеф Манчев, за да ви се накара.
Ако вашият дизайнер прави всеки ден промени в дизайна, защото просто не сте наясно какво искате, също затворете тази статия.
Ако вашият HR асистент е пуснал автоматичен софтуер за събиране на профили на хора в LinkedIn, и смятате така да развивате HR отдел и организация, по-добре сменете професията си сега.
Ако компютрите ви са бавни, защото "няма пари за нови", няма смисъл да правите презентация за оптимизация на труда във фирмата ви.
Извод
Намаляването на времето на цикъла е "упражнение за напреднали" организации и екипи. Има смисъл да мислете сериозно за това, само ако всичко друго ви е перфектно.
Ако обаче не мислете за това и не започнете да наблюдавате всичко, което се случва наоколо, никога няма да откриете проблемите. Ако сте този 1 от милион, започнете да мислете още днес.
Поздрави!
Антон Радев
Основател на Проджект Мениджмънт Академия
